Bantuan Sarana Kearsipan

Pada bulan Juni 2008  Kantor Arsip Kota Mojokerto melalui kegiatan Pengadaan Sarana Penyimpanan Arsip telah memberikan bantuan sarana kearsipan kepada beberapa instansi di lingkungan Pemerintah Kota Mojokerto. Pemberian bantuan sarana kearsipan ini dimaksudkan agar pengelolaan arsip/naskah dinas lebih tertib dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang belaku.

Dalam sambutannya , Kepala Kantor Arsip Kota Mojokerto mengatakan bahwa “Arsip merupakan aset negara yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan, karena tingkat keberadaan suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan serta pelestarian terhadap arsip”. Lebih lanjut dikatakan bahwa, untuk memberikan gambaran betapa pentingnya arsip, telah lahir berbagai ungkapan sebagai pengejawantahan makna sebuah arsip. Diantaranya adalah arsip merupakan simpul pemersatu bangsa; arsip adalah saksi bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi yang memberikan kesaksian tentang keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan suatu pemerintahan/bangsa.

Sebagai sebuah informasi, pada masa sekarang ini arsip telah menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Informasi telah menjadi bagian yang sangat penting dalam mendukung proses kerja administratif dan pelaksanaan fungsi manajamen organisasi. Untuk mengelola arsip/dokumen menjadi informasi yang sangat bernilai guna, selain diperlukan sumber daya manusia yang handal, diperlukan pula sarana pendukung berupa alat-lat kearsipan, seperti kartu kendali, daftar pengendali, dan lembar pengantar serta alat penyimpanan arsip yang lain.

Mengingat belum adanya alokasi anggaran untuk mengelola arsip/dokumen di masing-masing SKPD, maka Kegiatan Pengadaan Sarana Penyimpanan yang dilaksanakan oleh Kantor Arsip pada tahun 2008 ini, akan membantu dalam memenuhi ketersediaan sarana kearsipan di beberapa SKPD.

Jenis sarana yang diperbantukan antara lain berupa :

-         Kartu Kendali Surat Masuk;

-         Kartu Kendali Surat Keluar;

-         Daftar Pengendali Surat Masuk;

-         Daftar Pengendali Surat Keluar; dan

-         Lembar Pengantar.

Adapun instansi yang menerima bantuan sarana kearsipan tersebut adalah :

1.      SD Negeri                          : 29 Sekolah

2.      SLTP Negeri                      :   9 Sekolah

3.      SLTA Negeri                     :  3 Sekolah

4.      SMK                                 :  1 Sekolah

5.      Dinas P dan K                    :  1

6.      Cabang Dinas P dan K       :  2

7.      Puskesmas                         :  4

Pengadaan Sarana Penyimpanan Arsip ini akan menjadi kegiatan secara berkelanjutan bagi Kantor Arsip Kota Mojokerto. Instansi yang belum menerima bantuan insyaallah tahun berikutnya akan diupayakan.